8 Formas Para Uma Comunicação Mais Eficaz Na Sua Empresa

Ninguém consegue comunicar de forma perfeita e, ao longo das nossas vidas vamos desenvolvendo hábitos e padrões de comunicação. Alguns destes hábitos são uteis enquanto que, outros podem ser prejudiciais quando comunicamos com outras pessoas, principalmente no trabalho! Estes pequenos hábitos podem atrapalhar o trabalho numa equipa! Por isso, aqui ficam 8 dicas que o irão ajudar a resolver a maioria dos seus problemas de comunicação no local de trabalho!

 

1. Uma conversa de cada vez

A multitarefa pode ser boa para alguns, mas geralmente as pessoas não gostam que a sua atenção seja partilhada! Quando acontecem muitas coisas ao mesmo tempo, provavelmente ira perder detalhes importantes que poderão fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso! Quer esteja a conversar ao telefone ou pessoalmente dê o seu tempo á outra pessoa! Isto ajudará na sua concentração na conversa, a outra pessoa irá sentir-se melhor e as conversas tornar-se-ão mais curtas, conseguindo poupar algum tempo!

 

2. Olhos nos olhos

Muitas pessoas não se sentem muito confortáveis em olhar intensamente nos olhos dos outros. Algumas pessoas optam por se focar nos lábios das pessoas, o que ajuda a acompanhar a conversa em ambientes barulhentos. No entanto, é importante trabalhar para conseguir manter conversas com contacto visual consciente, isso irá ajudar a ter uma maior conexão com o outro e será mais fácil ler as expressões.

 

3. Faça perguntas

Conversas importantes têm geralmente como propósito transferir informações e ganhar uma maior clareza. Se deixar simplesmente escapar factos e ordens, a transferência ou esclarecimento de informações poderá não acontecer. Defina um ponto em cada conversa importante de modo a identificar perguntas importantes e relevantes e pergunte-as antes de terminar a conversa. Este processo fara com que pensa mais sobre o que está a ser falado e garantirá que ambas as partes fiquem totalmente conectadas!

 

4. Tire apontamentos

Nem sempre guardar tudo na cabeça é uma boa ideia, guardar a lista de tarefas no cérebro nem sempre é eficaz pois algumas coisas acabam por cair no esquecimento. Existem imensas ferramentas onde pode apontar tudo o que precisa de fazer, desde o habitual bloco de notas, ao email ou aplicações como o Evernote onde pode anotar tudo. Anote também os tópicos mais importantes das suas conversas para que não sinta necessidade de voltar a fazer as mesmas perguntas mais tarde.

 

 

5. Leia e responda aos emails

Ler um email apenas na diagonal pode ser extremamente frustrante! Fará com que os seus colegas tenham que enviar emails extra para conseguirem resolver os seus problemas e ninguém irá economizar tempo assim! Diminua a velocidade, leia o email por completo e responda a todas as questões que lhe forem colocadas. Ao enviar emails mantenha-os curtos e diretos para que não seja ignorado! Pode por exemplo, enviar o email por pontos de modo a manter as suas ideias claras e de simples abordagem. Quando existirem demasiadas coisas a serem discutidas o melhor mesmo é pegar no telefone!

 

6. Crie cronogramas de resposta

Definir uma rotina de comunicação pode ajudar na produtividade e no gerenciamento das expectativas das pessoas com que interage. É frustrante perguntar algo a alguém e não receber uma resposta. Pode, por exemplo, fazer o seguinte, tirar 20 minutos para responder a textos mais compridos, não demorar mais de 1hora a responder a SMS e menos de 24horas para responder aos emails. Faça um cronograma deste género e verá que será capaz de gerir muito melhor o seu tempo! Irá criar um hábito e quem trabalha consigo já sabe o que esperar e, reconhecerão e respeitarão os seus hábitos de trabalho!

 

7. Assuma boas intenções

Com o aumento de mensagens de texto e email curtos, nem sempre é fácil distinguir o tom de comunicação pretendido! É muito frequente ouvir alguém reclamar sobre a atitude de alguém num email perfeitamente inócuo. Ou seja, cada um entente o texto de acordo com as suas emoções e ponto de vista, que nem sempre serão os que a pessoa pretende transmitir. Comece sempre por supor que as intenções da outra pessoa são boas. Caso surjam duvidas pegue no telefone e fale diretamente com a pessoa1

 

8. Encerre o assunto

Comunicadores detalhados precisam de confirmação para saberem que uma conversa terminou. Se enviar um email a responder a informações solicitadas, não tem como saber se foi recebido e se estava de acordo com o que a outra pessoa pretendia se ela não lhe der uma resposta. Isto é fácil de resolver! Envie sempre um email a confirmar que recebeu a informação que pretendia com um simples “Entendido” ou “Obrigada”. Pode até utilizar uma mensagem pré-gravada de modo a economizar tempo!